【ツール紹介あり】抜け漏れをなくした最強タスク管理術！

こんにちは！もじゃおです。
今回はタスク管理について書きます

若手の社会人の皆さんは日々のお仕事でタスクが漏れてしまったり、期限までに終わらせることができなかったりすることはありますでしょうか？

タスク管理を完璧にできる人はおそらく世の中にほとんどいないと思います。
それだけ日々私たちは膨大な業務に濃淡をつけながら仕事をしているからです。

そのため、日々のメンテが欠かせません。

そうした前提をインプットした上で、どうしたらミスを減らしていけるか
見ていきましょう。

よくある課題

タスク管理で業務に影響が大きく頻繁に挙がる課題は以下の２点です。

①　タスクに抜け漏れがある
②　期限内にタスクを完了することができない
　　（後回しとか期限設定が間違えているとか）

どちらも結果的にあのタイミングでこうするべきだったと気づくことが多く、どうしても先手で対策できないのではないでしょうか。

こうした課題は余計な仕事を増やしてしまいますし、本来注力すべきでない業務を
行なわなければならないこともしばしばあると思います。

タスク管理がうまくいかない６つの原因

さて、先に上げた２つの課題を引き起こすタスク管理上の問題点はどこにあるのでしょうか。６つの原因を見ていきましょう。

　・頭の中だけでタスクを処理しようとしている
　・タスクを行動レベルまで細分化できていない
　・期限設定を誤っている
　・発生時点で管理していない（あるいは時間を取っていない）
　・同時並行するタスクが多い
　・完璧に管理しようとする

日々の業務の中で該当しているタスクがないか、そういった問題につながる行動をしていないか、上記の６つを活用して内省することをおすすめします。

タスク管理がうまくできるとどんなメリットが得られるか

具体的な方法論に入る前にタスク管理をうまく回すことによるメリットを見ていきましょう。
メリットをしっかり認識することで時間を使うに値すると脳に刷り込んでください。

【メリット１】
　仕事スピードが速くなる
その日やるべきことが行動レベルで明確にすると、あとは実行するのみなので明らかに
仕事が早くなります。（たとえタスク管理に時間を割いたとしても）

【メリット２】
　仕事の品質が上がる
期日までにあるていど必要な行動が完了しており、成果物も計画されたものが
アウトプットされます。後述しますが、バッファを設けることで成果物が何度も修正が
入り、質の高い業務遂行が可能です。（たとえタスク管理に時間を割いたとしても）

【メリット３】
　残業時間を少なくすることができる
あいた時間を副業や自己学習などの投資に使えます。
タスク漏れや期限までの対応ができないことによって発生する緊急対応を
少なくすることができます。（たとえタスク管理に時間を割いたとしても）

あえてカッコ書きしましたが、たとえ多くの時間をタスク管理に時間をつかってしまって、
目の前のタスクを放置してもタスク管理に時間を使うべきです。

余計な仕事を増やさず、品質とスピードを上げられるタスク管理を１時間程度で買ってください。
ここまでメリットのある投資は他にありません。

タスク管理をうまく行うためのポイント

さて、メリットについて認識いただいたところで、タスク管理のノウハウについて
６つのステップに分けてご案内します。

タスクを発生時点で管理する（もしくはタスクメンテの時間を確保する）

仕事の原則は発生時点での対処です。ただ、調整がいる仕事がほとんどだと思いますので、
タスクを発生時点で後に管理できるようにしておいて、後でまとまった時間で仕事を
タスクに落としていきましょう。

できればルール化することおおすすめします。
例えば、発生時点では対処すべきタスクをメモしておき、業後や朝一にまとまって
メンテするといった形です。

タスクを振り分ける

すぐに自分のタスクとして管理しようとせずにまずは以下の３つでタスクを振り分けて
みてください。

　　①　そもそも対応すべきか
　　②　自分で対応しなければならないか（他人に振るべきか）
　　③　今すぐに対応すべきか
　　
目的や自社の制約事項を確認したうえで、自分でやらなくてもいいものを事前に
前捌きしましょう。

制約事項というのは例えば、コンプライアンスに引っかかったり、収益基準に著しく
逸脱したりした場合に決められている自社のルールです。

わかりやすい例でいうと、顧客からの無茶な値引き要求→収益基準が赤などです。
あとは本来出してはダメな情報だったりですかね。
できないことははっきりとできない。と線をひくイメージです。

行動レベルまで細分化する

入力時点で想定されるゴールに向けてまずマイルストーンを記入します。
そこから各マイルストーンで必要であろうタスクを行動レベルで記入します。
　　　例）買い物に行くとき
　　　　　①　マイルストーンレベル
　　　　　　　・何を作るか考える
　　　　　　　・たりない材料を確認する
　　　　　　　・買い物に行く
　　　　　②　タスクレベル
　　　　　　　・何を作るか考える
　　　　　　　　→・食べたいものを旦那に聞く
　　　　　　　　　・レシピを調査する
　　　　　　　　　・以下略
　　　　　　　　　　
もちろんここまで毎回丁寧である必要はありません。
あくまで自分でわかって行動できそうなレベルで管理しましょう。　

期限設定をバッファをもって行う

ここは個人の力量やプロジェクトの納期などで一部コントロールできない部分も
ありますが、多めにとっておきましょう。私の場合は想定工数×２で期限を決めることが多いです。

定期的にタスクを見直す

ここが超重要です。タスク漏れなどのミスを起こす原因は定期的に更新しないことが
ほとんどではないかと思います。
　　
そのため、朝一や夕方に更新の時間を設けるなどして常に最新状態にしておきましょ
う。　　

完璧は目指さない

最後にタスク管理に時間をかけすぎるのはそれはそれでよろしくありません。

そのため、管理の粒度もかんたんなものはかんたんに、難しいものは丁寧にと濃淡を
つけましょう。せいぜい３０分、多くて１時間の時間で調整してください。
　　
どんなに頑張っても漏れるは漏れるし間に合わない時は間に合わないので、
開き直って気楽に行うのがベターです。　　