こんにちはTAKUMUです。
今回は個人的に仕事の理解に大きく役立ったWBSについて紹介していこうと思います。皆さんの中で、こういった悩みをお持ちな方もいらっしゃるんではないでしょうか？
仕事の全体像が見えてこない、どうしたらいいのか自分で決められ
ない。
なぜ上記のような状態に陥るのか
ズバリそれは、「結末」と「順序」を把握・理解していないからです。
結末は、いわゆるゴール、目的、着地点なんていいかたもされますよね。
どういう事かというと、具体的にどういう状態が求められている（あるいは求めている）結末なのか具体的にイメージできていない状態だという事です。
そして結末がわからないのでそこまでたどり着くゴールもわからないわけです。
どんな営業であろうが営業である限りは結末はある程度型化されています。
プロセスがほぼ決まっていますからね。つまり問題の焦点は商談活動において、「中間ゴール設定」をうまくできるか。にかかってきます。
これから紹介するWBSは初めに終わりを仮定してタスクを積み上げていくので、こうした悩みが解決できます。
そしてWBSが真にその力を発揮するのは、決まり切った定型業務を納期通りに進められるよう管理することではなく答えの無い物に対して自分で答えを出せるように訓練できることにあると考えています。
前置きが長くなりましたが、早速中身に入っていきましょう！！！
第１章：WBSとは
まずWBSについて簡単に解説します。
WBSとはWork Breakdown Structureの略で、主に特定のプロジェクトのスケジュール管理に使われます。実際に物作りを行なう人達が使ったりします。（SEとか）
実際にどんな物かというと下のようなものです。これは私が個人的にこれから説明する例のタスクをWBSにして作成したものです。WBSにはガントチャート式のものもあります。
含まれているべき要素としては、「いつまでに」、「誰が」、「何を」、「どんな成果物をもって作業完了とするか」の４要素が入っていればOKです。
お堅い説明はこの辺にして次はメリットを紹介します。
第2章：若手ほどWBSを作成した方がいい
私は若手であればあるほどこのWBSを早めに実践するべきだと考えています。
理由は簡単で、いち早く自分が行っている仕事やこれから初めて取り組む仕事の全体感を早く構造的に把握できるからです。
またメリットとしては以下の２点があげられます。
・踏むべき手順がわかり、以降同じような商談があった場合効率的に動ける
そして意外と意識する人がいないのですが、どんな成果物であればその仕事（タスク）を完了したといえるかきちんと定義できることです。
これめちゃくちゃ重要で、特に営業は金額さえ出してしまえば受注できちゃったなんてことも多分にあるので、安定した成績を残せない不安定なスキル土台のまま年齢を重ねていってしまうなんてこともあり得ちゃいます。
今後はより組織よりも個が重要視される時代になっていきますので、成果物の定義はめちゃくちゃ重要です。
例えば、お客様に建築前のマンションを売ると想定した場合、どうなっている状況であれば受注できそうでしょうか？
内装を見せたいけど見せれないし、予算感は分からないし、どうやって検討が進んでいくんだかも、好みもわからないですよね。
例えばここではかかあ天下の夫婦が検討していると前提を置くと、最終的に夫から妻へ自分が選んだマンションがいかにベストチョイスであるかを説明可能な状態であれば受注できそうですよね。
そうするとどんな成果物であれば説明可能なのでしょうか？
夫、妻ともに様々な価値判断基準があるでしょうが、最終的に必要なのは、「そのマンションの概要、金額、内装イメージ、他マンションとの比較」当たりではないでしょうか。
またこの時点でその家族の予算が結構厳しいものであれば、価格の妥当性について追及されることを予測して同じスペックのマンションの価格と比較するとかという対策を講じておくのもよさそうですよね。
お気づきの方がいらっしゃると思いますが、上記は提案書を成果物としています。
まあまあ雑な例でしたが、プロセスに違いはあれど本質的にどの営業でもやることは一緒で、初めに結末を予測して各タスクの成果物を定義することが重要です。
とはいえ、一から結末を未経験の人が予測するのは大変なので、似たようなプロジェクトや経験を持っている先輩・上司から進め方について参考となる情報をヒアリングしておくのが良いでしょう。特に提案書はもらっておいた方が得です。
使いまわしたりできます(笑)
第3章：WBSの作り方
それではここから作り方について説明していきます
②その後中項目中でわからないこととわかることに仕分けする
③わからないことは、わかる人にどんな手番があるのか聞く
④タスクを実行レベルまで細分化する
⑤最後に納期の設定と成果物の定義を行なう
①大項目、中項目で大まかに進み方を推察する
これは営業であれば大項目は簡単です。以下の流れになります。
「商談発掘・見極め→提案体制構築→商談推進→提案→クロージング」
中項目はここから少しブレイクダンスして例えば下の図のような項目を作ります。
②その後中項目中でわからないこととわかることに仕分けする
現時点でわからないこととわかることをわけます。
わからないことはどうやったらわかるようになるのか打ち手を考えます。
③わからないことは、わかる人にどんな手番があるのか聞く
自分で考えた結果わからなければわかる人に聞きましょう。
チームメンバーとか先輩・上司に聞きましょう。
④タスクを実行レベルまで細分化する
おしりから逆算してタスクを細分化していきます。
⑤最後に納期の設定と成果物の定義を行なう
このようなステップを踏むことでWBSを作成することができます。
今回作成したテンプレートはプレゼントしますので是非参考にしてみてください。
第４章：おすすめツール
ただ、エクセルでWBSを作る人がほとんどだと思いますが、慣れてくると端折りたくなりますし、エクセルだと修正が入った時にタスクの入れ替えとか不便ですよね。そこでおすすめしたいのが、タスク管理ツールです。
近年のタスク管理ツールは本当に使い勝手がいいので是非使う事をお勧めします。
（金額とかはご自身で探してください！）
私の一押しはjooto（ジョートー）というアプリです。
いろいろあるのでタスク管理ツールの紹介はまた別記事にでもしましょうか。
最後に
初めはWBSの作成にかなり時間がかかります。
ただ、仕事を覚えるのにはうってつけの手法だと思いますので５回くらいは使って試してみてください。それくらいやればなんとなく感覚がわかります。
最後に一言、本当に重要な初めに結論を推測することが成長の第一歩や！
ありがとうございました。
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